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Conheça o prazo de guarda de documentos e comprovantes

Vários dispositivos, em diferentes esferas e instâncias, estabelecem por quanto tempo determinados documentos e comprovantes devem ser guardados. Porém, não basta somente conhecer esses prazos, é necessário também dispor de espaço para o arquivamento correto desses materiais. Isso porque os documentos e comprovantes tendem a perder sua tintura se mal conservados ou se guardados por muito tempo, os tornando inválidos. Por isso, saber cuidar desses documentos deve fazer parte da atenção de todos os síndicos.

Veja, abaixo, os tempos de guarda e dicas de conservação de documentos:

1 ano

• Seguros em geral;

• Despesas de hotéis.

3 anos

• Notas Fiscais de compras que não integrem o Ativo Imobiliário do condomínio;

• Comprovação de pagamento de títulos de crédito em geral (duplicatas, cheques etc.);

• Juros de cartão de crédito;

• Aluguel.

5 anos

• Livros ou cartões-ponto;

• Contribuições sindicais, assistenciais e mensalidades/patronais;

• Guia de recolhimento das contribuições sindicais e assistenciais dos empregados;

• Recibo de férias e comprovantes de descontos;

• Comprovação de entrega de cesta básica, vale-refeição ou alimentação;

• Relação de empregados admitidos e demitidos;

• Controle de manutenção de obras (ou até o final da garantia, o prazo que for mais longo);

• Orçamentos (ou até o final da garantia, o prazo que for mais longo);

• Correspondências, convocações e notificações em geral;

• Livros ou documentos contábeis do ISSQN, quando o condomínio, por disposição da lei, for substituto tributário;

• Tributos municipais, estaduais e federais;

• Água, luz, telefone e gás;

• Assistência médica;

• Mensalidade escolar;

• Honorários de profissionais liberais (médicos, dentistas, advogados, peritos);

• Cartões de crédito;

• Cotas de condomínios.

30 anos

• Guias do FGTS;

• Folhas de pagamento dos empregados;

• Fichas de salário-maternidade;

• Rescisões de contratos de trabalho;

• Guias de recolhimento da Previdência.

Tempo indeterminado

• Convenção do condomínio e regimento interno, independentemente de alterações ou não;

• Livros de atas de assembleias;

• Relações Anuais de Salários (RAIS);

• Livros de inspeção do Ministério do Trabalho;

• Livros e fichas de registro de empregados;

• Prontuário dos trabalhadores;

• Documentos relativos a processos trabalhistas;

• Plantas arquitetônicas e demais projetos construtivos do condomínio.

Outros prazos

• Financiamento de imóveis: até o registro da escritura no Cartório do Registro de Imóveis;

• Consórcios: até que a administradora oficialize a quitação e a transferência do bem para o nome do comprador;

• Bens duráveis (veículos, eletrodomésticos e eletroeletrônicos): durante toda a vida do produto.

Espaço e procedimentos para arquivamento

Uma das dificuldades encontradas nos condomínios é a falta de espaços específicos para armazenamento dos documentos. Com frequência, espaços de uso comum ou áreas administrativas acabam abarrotados com pastas e arquivos, cujo volume aumenta a cada ano. 

Uma das alternativas para solucionar esse problema é a contratação de empresas que prestam serviço de guarda, organização e preservação de arquivos, sejam eles físicos ou digitais. 

Mas, para os condomínios que não podem ou não querem ter esse custo, é importante separar e arquivar os documentos de forma criteriosa em grupos bastante específicos para facilitar o acesso a qualquer item, sempre que necessário. Veja as sugestões a seguir:

• Documentação trabalhista;

• Plantas, convenção do condomínio, regulamento interno;

• Cartão de CNPJ e outros fornecidos pela construtora;

• Contas de consumo;

• Notas fiscais, manuais, boletos, recibos, orçamentos;

• Impostos;

• Contratos, Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores, vistoria do corpo de bombeiros, certificados de limpeza de caixas d`água e de dedetização;

• Seguros;

• Livro de atas e documentação referente às assembleias;

• Cadastro de moradores/cartas;

• Processos judiciais e extrajudiciais.